Архивное агентство Магадана контролирует сохранность документов

МАГАДАН. КОЛЫМА-ИНФОРМ. В Архивном агентстве Министерства государственно-правового развития Магаданской области ежегодно проводится анализ состояния хранения документов в учреждениях, сообщили РИА "КОЛЫМА-ИНФОРМ" в Министерстве государственно-правового развития Магаданской области.

- Это делается на основании предоставленных федеральными учреждениями документов: копий приказов о персональной ответственности работников за сохранность документов, создании экспертной комиссии; паспортов архивов организаций; сведений; согласованных номенклатур дел, положений об ЭК и архиве, описей дел постоянного хранения, долговременного хранения и по личному составу, - сообщил заместитель руководителя Архивного агентства Максим Дорош. - По итогам анализа, при необходимости, в федеральные учреждения направляются информационные письма с рекомендациями по совершенствованию делопроизводства.

Так, 47 федеральных учреждений имеют разработанные номенклатуры дел, из них 12 требует уточнения, 4 номенклатуры дел необходимо разработать. Также 12 инструкций по делопроизводству утверждены после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией Архивного агентства, остальные учреждения используют в работе типовые и ведомственные инструкции по делопроизводству. Положения об экспертной комиссии разработали 44 учреждения, положения об архиве - 34. Еще 40 федеральных учреждений оборудовали специально выделенные помещения для хранения документов.

Работа по обеспечению сохранности документов в учреждениях во многом зависит от квалификации сотрудников, отвечающих за архив организации, от их умения организовать работу, начиная с момента заведения дел и заканчивая передачей дел на государственное хранение. В 18 учреждениях федеральной собственности имеется 26 штатных сотрудников архива.

В 24 учреждениях федеральной собственности упорядочено 25760 дел постоянного срока хранения за 1937-2011 годы, в 16 учреждениях описано 7305 дел за 1938-2011 годы по личному составу. Задолженность по упорядочению и описанию документов постоянного срока хранения по 2011 год имеется в 39 учреждениях.

Из 51 учреждения федеральной собственности, состоящих в Списке № 1, в ОГКУ «ГАМО» созданы фонды на 19 учреждений, на хранении находятся 18299 дел постоянного срока хранения за 1936-2000 годы. Документы по личному составу и НТД на государственное хранение не передавались.